Anreisekoordinator*in

In dieser Funktion bist du für die begleitete Anreise, welche die OLG Bern für alle ihre Juniors anbietet, zuständig. Deine Tätigkeit umfasst im Besonderen die Jahresplanung der Wettkämpfe, die Organisation der Begleitung und die Abrechnung der entsprechenden Läufe. Die OLG Bern hat beschlossen die Startgelder der Juniors (alle jungen Mitglieder bis und mit 20 Jahren) für alle regionalen Wettkämpfe der Nachwuchsmeisterschaft Bern/Solothurn, alle nationalen Wettkämpfe und alle Schweizermeisterschaften zu bezahlen. Damit die Juniors bei den Wettkämpfen gut betreut sind braucht es Begleitpersonen. Du organisierst somit für jeden Wettkampf eine Begleitperson oder begleitest die Juniors selbst an die OL’s. Vor den Veranstaltungen meldest du alle interessierten Juniors an und nach den Wettkämpfen rechnest du die Aufwände (halbjährlich) mit dem Kassier der OLG Bern ab.

 

Aufgaben

  • Du erstellst halbjährlich eine Doodle Umfrage (https://doodle.com/de/) mit den Wettkämpfen der Frühlings- bzw. Herbstsaison. Diese Umfrage sendest du an alle Mitglieder des Vereins.
  • Du teilst vor Beginn der Saison (ende Februar bzw. Juli) die Wettkämpfe den Mitgliedern zu, welche angegeben haben, am entsprechenden OL teilzunehmen.
  • Du erstellst im OLG Bern Intranet für jeden Wettkampf der eine begleitete Anreise beinhaltet, einen Termin mit allen notwendigen Informationen zum entsprechenden Wettkampf und definierst den Anmeldeschluss, den Zeitpunkt der Besammlung und die voraussichtliche Rückkehr nach Bern.
  • Du notierst dir den Anmeldeschluss aller Wettkämpfe und meldest die Juniors während der Saison für alle Wettkämpfe an.
  • Du informierst die Reiseleitung des Wettkampfs über die Anzahl Teilnehmer und sendest ihr alle notwenigen Informationen inkl. Zugfahrplan zu.
  • Du forderst nach dem Wettkampf die Abrechnung (Ausgaben und Einnahmen) bei der Reiseleitung ein und entschädigst Reiseleitung ihre Kosten (ich empfehle Twint, Überweisung ist auch möglich).
  • Du führst eine Excel Tabelle mit deinen Auslagen an die Reiseleitungen, welche du (ich empfehle) halbjährlich an den Kassier sendest. Dieser vergütet dir wiederum deine Ausgaben.
  • Die Teilnehmer der Wettkämpfe notierst du ebenfalls und sendest die Liste jedes Wettkampfes ende Jahr an den Nachwuchsverantwortlichen der OLG Bern.

 

Voraussetzungen

Du bist eine gut organisierte Person und hast Freude am Planen. Ausserdem bist du kontaktfreudig, selbständig, und hast Freude den Verein im Bereich des Nachwuchs zu unterstützen.

Es kann von Vorteil sein, wenn du die Abläufe an einem Wettkampf kennst.

 

Zeitaufwand

  • Du investierst deine Zeit für …
    • die Planung der Reiseleitungen (1h)
    • die Eintragung der Kalendereinträge (je Wettkampf 15min.)
    • die Anmeldung der Juniors für die Wettkämpfe (je Wettkampf 15min.)
    • die Koordination der Reiseleitung (je Wettkampf 10min.)
    • die Abrechnung der Wettkämpfe mit der Reiseleitung (10min.)
    • die Abrechnung mit dem Kassier (1h)
  • Du pflegst guten Kontakt zur Ressortleitung Nachwuchs der OLG Bern
  • Deine Aufgaben verfolgst du über das ganze Jahr.
  • Als Anreisekoordinator bist du zur Teilnahme am Vorstandsessen im November/Dezember eingeladen.

 

Besonderes

Für eine gründliche Einführung wird dir der Kontakt zu bisherigen, erfahrenen Anreisekoordinatoren hergestellt.